La transition digitale est une priorité pour tous afin d’avancer vers une simplification administrative dans les missions des administrations locales. Cela représente un véritable défi pour les directions des pouvoirs locaux avec pour objectifs de réduire les tâches administratives, de gagner en efficacité et de consacrer davantage de temps aux services aux citoyens.
Pascal Fiévez
Directeur général
Civadis
Pascal Gonay
Directeur commercial
Civadis
Filiale du groupe NRB, Civadis est un éditeur de logiciels et prestataire de services pour les pouvoirs publics locaux, en Wallonie et à Bruxelles. Pascal Fiévez, directeur général, et Pascal Gonay, directeur commercial, ont une approche à 360° couvrant les logiciels, la gestion du changement et l’hébergement dans le cloud. Ils déclarent : « En tant que leader de marché, nous accompagnons les pouvoirs locaux dans une transition digitale réfléchie, progressive et réussie. Civadis offre des solutions innovantes et des services d’accompagnement pour chaque métier de l’administration, avec une approche one-stop-shopping pour faciliter le quotidien des clients. ».
Selon Pascal Fiévez, « une transition digitale réussie nécessite une harmonie entre un financement des pouvoirs locaux à la hauteur des ambitions et un accès aisé aux subsides, un accompagnement des administrations dans la gestion du changement, une collaboration efficace entre les responsables de projets et le prestataire. Une parfaite maîtrise des métiers des clients permet de proposer des solutions adaptées et de promouvoir l’adhésion des utilisateurs finaux, tout en assurant une accessibilité optimale des services aux citoyens, particulièrement à ceux moins familiers avec le numérique ».
Pascal Gonay précise : « Pour aborder ce virage sereinement avec nos clients, nous avons réalisé un travail de fond avec toutes les parties prenantes pour coconstruire les solutions. Nous avons adopté une approche globale et intégrée des thématiques garantissant des automatisations à chaque étape des processus. Comprendre les besoins intrinsèques et extrinsèques des clients est crucial pour identifier les opportunités de simplification et de digitalisation. Nous utilisons aussi de manière responsable l’intelligence artificielle pour faciliter les démarches des agents et des citoyens. »
1. Liesbeth Vandenbergen, directrice financière au CPAS d’Anderlecht, partage son expérience avec la solution Espace Orienté Social, un espace collaboratif facilitant l’assistance aux citoyens et la gestion des missions règlementaires et facultatives. « Être pilote nous a permis d’interagir avec Civadis à tous les échelons du CPAS de façon à mettre les difficultés du terrain en évidence. Les encodages manuels constituent une source importante d’erreur. En tant que directrice financière, la sécurisation et l’automatisation des paiements et de la facturation sont essentielles. Cette priorité est désormais mieux prise en compte. Le logiciel permet par ailleurs de centraliser toutes les informations relatives à un demandeur d’aide, ce qui assure une gestion complète des dossiers sociaux et des synergies interservices optimales. »
2. Jean-Sébastien Detry, responsable du département de gestion financière de la Ville de Namur, a digitalisé le processus d’envoi des factures, taxes et redevances grâce à la solution FRT Digitales avec un taux d’adhésion remarquable des citoyens. « En 2024, près de 35 % de nos documents taxes, redevances et rappels et plus de 60 % pour certaines redevances ont été délivrés de manière dématérialisée dans l’eBox. Cette digitalisation est une réelle simplification qui bénéficie d’abord au citoyen et qui engendre des économies, une amélioration de la trésorerie avec des paiements rapides et une forte diminution des procédures de recouvrement. Nous restons néanmoins attentifs à la fracture numérique, les citoyens peuvent donc toujours opter pour un envoi classique et un contact direct avec notre administration. »
3. Virginie Gillet, directrice financière à la Ville de Pepinster, a automatisé le flux complet de la gestion des dépenses en mode zéro papier. Un processus bien orchestré de l’émission d’une commande fournisseur à l’autorisation de paiement des dépenses. « Les gains pour notre administration sont, outre la modernisation et l’amélioration de nos procédures de travail, la diminution des impressions papiers. La digitalisation de notre flux dépense a aussi permis d’améliorer le suivi des documents, accélérant l’exécution des paiements vers les fournisseurs et simplifiant nos procédures d’achats. Ce sont aussi des procédures de validation fiables et efficaces nécessaires à la mission de contrôle interne attribuée au directeur financier. »
4. Patrick Schulz, directeur financier à la Ville de Grâce-Hollogne, a déchargé son service infrastructure des contraintes de gestion des serveurs physiques en optant pour l’hébergement des solutions et des données dans notre cloud national CivaCloud by NRB, intègrant l’ensemble des services pour une sécurité optimale. « Le passage au cloud offre un ensemble d’outils et de possibilités qui contribuent grandement à améliorer la gestion informatique. Le cloud permet d’adapter rapidement les ressources en fonction des besoins. Les communes réduisent ainsi leurs dépenses en matériel, en maintenance et en personnel spécialisé. Elles bénéficient de solutions mises à jour constamment qui assurent une sécurité robuste. Le cloud facilite le télétravail et la collaboration avec un accès aisé aux données, nous permettant de nous concentrer sur nos missions essentielles avec une infrastructure informatique performante et évolutive. »
5. Véronique Mouyaux, directrice de la citoyenneté à la Ville de Charleroi, alimente au quotidien le guichet électronique de Civadis pour offrir une large gamme de services en ligne aux citoyens qui le souhaitent, faciliter l’accès aux services de l’administration et automatiser l’ensemble des processus dans les différents services. « L’application, en plein essor, est appréciée autant du public que des collègues pour sa facilité d’utilisation, son traitement rapide, son suivi simplifié des dossiers et l’identification aisée via la carte d’identité ou itsme®. Un des principaux avantages pour les citoyens est qu’ils n’ont plus besoin de se déplacer, l’administration leur offrant un service de qualité à domicile ! »
6. Michaël Bertozzi, directeur du service des travaux à la Ville de Gerpinnes, a développé une approche complètement intégrée de la gestion du territoire avec la gestion des services techniques, du patrimoine et la gestion de l’occupation du domaine public grâce aux solutions Civis STP et GODP. « CIVIS STP et GODP améliorent la gestion du patrimoine et de l’occupation du domaine public. Simples d’utilisation et intuitives, ces applications également disponibles sur smartphone offrent de nombreux avantages tels que la gestion des interventions, le planning du personnel, les stocks, les bons de commande, l’inventaire du patrimoine. La réactivité des agents a été augmentée, notamment par l’illustration photo du travail à réaliser et la géolocalisation. »
« Nous sommes fiers de partager les succès des acteurs de la digitalisation des administrations locales. La digitalisation a des effets bénéfiques immédiats dans l’activité de nos clients si on considère les thématiques de manière holistique et transversale. L’essentiel pour nos clients est de se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée pour les citoyens, et les experts de Civadis s’engagent pleinement dans cette démarche », conclut Pascal Fiévez.