« Avancer vers une administration plus efficace et plus proche des citoyens »

La transition numérique et digitale des pouvoirs publics constitue l’une des priorités du Plan de relance du gouvernement wallon. Filiale du Groupe NRB, Civadis est un éditeur de logiciels et un prestataire de services qui agit essentiellement pour le compte des pouvoirs publics locaux, tant en Wallonie qu’à Bruxelles. Pascal Fiévez, Directeur général, et Pascal Gonay, Directeur commercial, ont une approche à 360° qui touche entre autres aux logiciels, à la gestion du changement et à l’hébergement dans le cloud.

Pour les pouvoirs publics, quels sont les défis majeurs actuels liés à la transformation digitale ?

Pascal Fiévez  : «  L’objectif général des pouvoirs publics – communes, CPAS, zones de police et de secours, etc. – est d’avancer vers une administration plus digitale, plus efficace et plus proche des citoyens. Ceci implique des domaines d’activités variés qui exigent chacun une gestion spécifique : les relations avec les citoyens, les finances, la paie, les carrières, le service social, l’urbanisme, les services techniques, l’infrastructure informatique, etc. Ceci exige évidemment une gamme de solutions et de services tout aussi variée, au cœur de laquelle la digitalisation des processus permet d’assurer un traitement fluide et efficace en mode zéro papier. Il faut arriver à simplifier et automatiser ces processus pour faciliter le quotidien des administrations et des citoyens. »

Pascal Gonay : « Pour atteindre cet objectif de transition numérique, nous travaillons avec les administrations sur quatre axes stratégiques prioritaires  : le guichet électronique transversal, la gestion des finances locales, la gestion du domaine public, l’hébergement des solutions et des données des administrations. »

Qu’entendez-vous par guichet électronique transversal ?

P. G. : « Il s’agit d’une plateforme unique qui permet à chaque administration de mettre à la disposition des citoyens toutes les informations utiles à propos de ses services et activités, tous les documents nécessaires – extraits de casier judiciaire, compositions de ménage, actes d’état civil, etc. – et toutes les procédures électroniques  – changements de domicile, etc. Le but est de permettre au citoyen d’interagir de la manière la plus simple et la plus efficace possible avec son administration. »

Les administrations locales doivent pouvoir se libérer des aspects liés à la sécurité et des contraintes liées à la gestion complexe des infrastructures physiques.

P. F. : « Tout ce qui était éclaté auparavant dans des applications métiers, où chaque département de l’administration travaillait en silos, est aujourd’hui regroupé au sein d’une plateforme unique interopérable. Dans un avenir plus ou moins proche, ce type de plateforme permettra par exemple d’obtenir une situation exhaustive des taxes, factures et redevances, un suivi des demandes en tant que bénéficiaire d’aides sociales et un suivi des permis d’urbanisme et d’environnement. Actuellement, une telle plateforme permet déjà la prise de rendez-vous en ligne avec les agents de l’administration, la réservation de salles communales, des paiements en ligne sécurisés, etc. »

La fracture numérique étant encore une réalité de nos jours, un accompagnement du citoyen est-il prévu ?

P. F. : «  C’est effectivement un élément auquel on porte une grande attention. Il existe un accompagnement par des agents communaux pour les citoyens qui éprouvent des difficultés avec le numérique. Cela va même très loin : les communes disposent de bornes électroniques à l’intérieur de leurs enceintes et des agents communaux aident directement le citoyen dans ses démarches sur ces bornes s’il le demande. »

Jusqu’où s’étendent les possibilités de la gestion en ligne des fi nances locales ?

P. F. : « Cette gestion permet un traitement dématérialisé de toutes les dépenses, du bon de commande adressé au fournisseur au mandat de paiement. Grâce à un gestionnaire de flux intégré et parfaitement adapté aux exigences et recommandations légales, ce processus électronique en mode zéro papier est personnalisable par chaque administration. Il intègre en eff et un module de gestion et de production de documents qui assure une disponibilité, une lisibilité et un stockage sécurisé des documents probants. Chaque document peut être signé électroniquement par les représentants de l’administration, sur la base d’une signature qualifiée ou certifiée, et archivé légalement afin de garantir la durée de conservation légale. »

Il existe un accompagnement par des agents communaux pour les citoyens qui éprouvent des difficultés avec le numérique.

P. G. : « On peut également citer la possibilité offerte aux administrations locales d’adresser les factures, taxes et redevances dans la boîte aux lettres électronique eBox des citoyens et des entreprises. L’ensemble de ces mécanismes automatisés de gestion des finances locales représentent bien entendu une opportunité réelle dans la transition numérique. Ils dégagent des gains considérables en termes de temps et d’argent. La Ville de Namur, par exemple, utilise la boîte aux lettres électronique eBox pour déjà plus de 46.000 documents délivrés en 2023. »

Que recouvre la notion de gestion du domaine public ?

P. F. : « Il s’agit d’une thématique complexe qui implique un grand nombre d’acteurs et de démarches. Elle englobe la gestion intégrée des services techniques et du patrimoine, des demandes d’occupation du domaine public émises par les citoyens et les entreprises, ainsi que des signalements. Le tout se fait au départ d’une vue cartographique détaillée qui permet de visualiser instantanément les zones impactées, les conflits d’agenda, les actions à mener et les ressources nécessaires. Il est capital que chaque administration puisse partager des informations essentielles avec les autres acteurs. »

L’ensemble des mécanismes automatisés de gestion des finances locales dégagent des gains considérables en termes de temps et d’argent.

P. G. : «  Une telle gestion intégrée est dorénavant une réalité avec nos solutions et la plateforme Open Data Wallonie-Bruxelles  qui permet l’exploitation des données ouvertes. Plusieurs villes utilisent déjà toutes les possibilités de cette solution intégrée pour gérer de manière efficiente le domaine public. Le bilan est très positif, avec des effets bénéfiques à chaque étape du processus dans le traitement de l’information et dans l’organisation des équipes. »

Quel objectif poursuivez-vous avec l’hébergement des solutions et des données des administrations locales ?

P. G. : « Le but est clairement de se prémunir des risques de cyberattaques et de Pour plus d’informations : civadis.be pertes de données. Les administrations locales doivent pouvoir se libérer des aspects liés à la sécurité et des contraintes liées à la gestion complexe des infrastructures physiques. Ainsi, elles peuvent se consacrer davantage à leurs missions principales que sont le service aux citoyens et la gestion de projets. »

P. F. : «  Nous avons créé une solution sur mesure avec notre maison mère NRB pour répondre à ce besoin. Nous disposons notamment d’un hébergement national dans les data centers de NRB situés à Villers-le-Bouillet et Herstal, d’une connexion directe avec le Registre National et la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale, et d’une accessibilité instantanée facilitant le télétravail. La Ville de Grâce-Hollogne, par exemple, héberge ses solutions et ses données dans notre solution. »