La digitalisation intègre une place accrue dans la comptabilité de nos entreprises. Elle est synonyme d’optimisation des process, d’accès rapide à l’information, de gain de temps et d’argent… et de liberté de mouvement ! Le témoignage d’Olivier Lambert, Propriétaire de franchises Brico et Carrefour, est particulièrement éloquent : il s’est expatrié pour un an.
Texte : Philippe Van Lil
Dans quelles circonstances avez-vous décidé de digitaliser votre comptabilité ?
Olivier Lambert : « Nous avons entrepris ce processus en août 2019, en le testant d’abord dans l’un de nos magasins, puis en le dupliquant dans les autres. Nous avons recouru à WinAuditor, un logiciel de comptabilité et de gestion commerciale belge, intuitif et complet. Auparavant, nous étions confrontés à une masse de documents et d’archives papier disséminés en divers endroits. »
« Cela prenait parfois énormément de temps pour y accéder et les manipuler. Au-delà de ça, je dépendais énormément de mon comptable chaque fois que je désirais une situation comptable à jour ; s’il était en congé ou fort occupé, je pouvais me retrouver bloqué parfois des semaines avant d’avoir une réponse ; souvent aussi, nous recevions le 19 du mois à 16 heures le montant à payer à la TVA pour le lendemain. »
Quels avantages avez-vous tirés de cette démarche ?
O. L. : « Le premier est d’avoir désormais accès en ligne à toute notre comptabilité quotidienne en temps réel, en un seul clic, à partir de n’importe où et quand on veut. Le suivant est de ne plus devoir encoder toute une série de documents papier. Un autre bénéfice est le gain de place énorme vu qu’il n’y a plus de papier à imprimer ni à archiver ; tout est digitalisé et transféré via e-mail. Dans cette optique, nous avons aussi demandé à tous nos fournisseurs de n’envoyer désormais leurs factures que par format électronique. »
C’est notamment très intéressant de pouvoir disposer de reportings en temps réel lorsque nous devons fournir une situation comptable à une banque.
Avez-vous aussi une meilleure vue transversale sur la comptabilité de vos différents points de vente ?
O. L. : « Effectivement ! Jusque-là, chaque magasin présentait certaines légères différences quant à son architecture comptable – liées à des moments d’ouverture différents -, alors que tous ces magasins fonctionnent sur le même schéma. Nous avons pu uniformiser tout cela, en décelant au passage des erreurs d’encodage concernant certains de nos fournisseurs ou clients. Nous disposons désormais d’une plus grande finesse dans notre comptabilité. »
Cela vous permet-il également de prendre plus facilement des décisions stratégiques ?
O. L. : « Oui, c’est même là le point plus important à nos yeux ! L’accès à l’information est central. C’est notamment très intéressant de pouvoir disposer de reportings en temps réel lorsque nous devons fournir une situation comptable à une banque. Nous ne dépendons plus désormais d’une tierce personne pour obtenir une information. »
Cette digitalisation a-t-elle eu un autre impact ?
O. L. : « Oui, sur le plan personnel cette fois. Puisqu’il suffit d’un ordinateur portable et d’une bonne connexion internet pour gérer sa comptabilité de n’importe où, mon épouse et moi-même avons décidé de vivre un an en Égypte pour raisons personnelles. »
« Nos enfants, qui ont 2 et 5 ans, fréquentent une école internationale, où ils apprennent l’anglais par la même occasion. Mon épouse, Candice Erarts, en charge des ressources humaines et de la comptabilité de la société, gèrent tout cela à distance, tandis que moi, je fais de même pour les autres aspects tout en effectuant chaque mois un aller-retour en Belgique pour me rendre dans chaque magasin. Tout cela n’aurait pas été possible sans la digitalisation. »