Autrefois, les entreprises rencontraient une certaine stabilité dans leur organisation et leur personnel. De nos jours, rédiger une politique informationnelle est devenu essentiel.
Texte : Philippe Van Lil
Perte d’informations
Comme le souligne Marc Ansoult, CEO de Exquando, bien des choses ont changé dans nos entreprises : « Elles externalisent une série de services ; le personnel est beaucoup plus mobile ; bon nombre de grandes entités se réorganisent profondément tous les trois ans ; les bureaux d’antan ont cédé la place aux espaces de coworking et au home working… sans parler du cloud, des nouveaux modes de management et de la transformation digitale ! »
Résultat de tout cela : souvent, des documents se perdent… l’information se perd ! « Or certains documents ont une durée de vie relativement longue. Pensons par exemple à la documentation d’une machine ou à celle d’un dossier. On en a besoin durant toute la durée de son utilisation ou de son traitement, soit des années. »
Il est vrai que souvent, on se retrouve dans le flou lorsqu’on demande qui est responsable de l’information dans une société. Et cela ne s’arrange pas lorsque l’information est dispersée entre plusieurs services ou entreprises partenaires, dans plusieurs logiciels ou dans le cloud, parfois avec des doublons… ou, pire, ce que l’on croit être des doublons… et qu’on efface !
Nommer un responsable de l’information
Pour faire face à de telles situations, Marc Ansoult préconise « de prendre de la distance, de clarifier les enjeux et les parties prenantes. Il s’agit de définir, au sein de chaque organisation, les documents qui auront de l’importance à l’avenir et de nommer une personne qui en sera responsable. » En sus, « il l faut que chacun sache ce qui est attendu de lui pour contribuer à l’information de l’entreprise et que chacun sache ce qu’il peut attendre des autres ainsi que des systèmes d’information à sa disposition ».
Tout ceci ne se fait évidemment pas d’un coup de baguette magique. Une première étape consiste à dresser une cartographie de l’écosystème informationnel de l’organisation : de quelle information dispose-t-elle ? Quelle en est la qualité ? Dans quels systèmes la trouve-t-on (CRM, ERP…) ? Etc. Ensuite, après un bilan des problèmes, une analyse des risques et une concertation des parties prenantes, le processus doit aboutir à une véritable politique informationnelle et à la mise en place de solutions pérennes.