Au sein du grand public comme des entreprises, persiste une grande confusion en matière de digitalisation. Ce n’est pas parce qu’une facture apparaît sous la forme d’un document PDF sur votre écran qu’elle est authentiquement numérique…
Benoît Claeys
CEO
Brainstorming
Comme l’explique Benoît Claeys, CEO de Brainstorming, société active depuis 30 ans, « on ne voit généralement que la partie émergée de l’iceberg. Quand on reçoit par mail une facture en PDF, cela signifie simplement qu’elle a été numérisée. Pour être vraiment numériques, il faut que les données aient été encodées dans les systèmes d’une entreprise, par exemple son ERP, au format de standards comme l’EDI (Échanges de données informatisés). »
La Belgique accuse un certain retard en matière d’échanges de données numériques par rapport à des pays comme la Suède ou l’Italie.
À partir du moment où les données sont numériques, les échanges de celles-ci peuvent avoir lieu entre une entreprise et des tiers - clients, fournisseurs, administrations publiques, etc. « Toutefois, la Belgique accuse un certain retard en la matière par rapport à des pays comme la Suède ou l’Italie, où les autorités ont imposé le transfert numérique de données il y a bien longtemps », constate notre interlocuteur.
Automatisation intégrale
L’introduction des données dans un système authentiquement numérique permet d’éviter bien des erreurs, comme celle de recourir à des outils de renumérisation appelés ‘OCR intelligent’. « Très à la mode en ce moment, ces outils sont lents et fiables à 99 %… ce qui est insuffisant ! », déclare notre interlocuteur. « À l’inverse, il existe des messages standardisés prévus pour toutes les interactions entre clients et fournisseurs, de la commande à la facture en passant par le bon de livraison et les messages de disponibilités. Les employés se voient ainsi déchargés d’une bureautique répétitive pour se concentrer sur la valeur ajoutée et la qualité de leurs produits. »
Ce dialogue numérique complet, appelé ‘machine to machine’, change radicalement la manière de travailler. « Par exemple, à la place de vous renvoyer chaque jour de nouveaux bons de commande, un client peut simplement renvoyer ceux déjà ouverts en ajustant les quantités et délais. Sans logiciels et ERP de dernière génération, il est impossible de faire face à une telle masse de fluctuations. »
Mais qu’on ne s’y trompe pas : « L’aspect humain reste essentiel pour mener une réflexion en amont à propos de la manière d’organiser les flux… un peu comme un chef d’orchestre qui lance le mouvement. Seule la bureautique répétitive, sans valeur ajoutée, est supprimée. »