Passé une certaine taille, la flotte de véhicules d’une entreprise peut entraîner bon nombre de tracas et de coûts. Ceux-ci sont pourtant évitables. Se doter de moyens technologiques et humains appropriés permet une automatisation et une gestion optimale.
Texte : Philippe Van Lil
Une société dont la flotte ne compte que quelques véhicules peut sans doute se contenter de confier sa gestion à un responsable de son service de comptabilité ou de ressources humaines ; il développera des moyens ad hoc pour en assurer le suivi. Mais dès qu’une flotte atteint une masse critique d’environ 50 véhicules, mieux vaut que l’entreprise se dote des moyens de la contrôler efficacement.
L’avantage d’un logiciel de gestion
Il existe aujourd’hui des logiciels spécialisés pour la gestion des flottes. Ils permettent d’obtenir une vue globale de tous les véhicules durant leur cycle de vie, qu’ils soient acquis sur fonds propres ou loués. Ils centralisent l’ensemble des données de l’entreprise, mais aussi celles des fournisseurs avec lesquels elle travaille : loueurs, équipementiers, etc. L’automatisation apporte évidemment un gain de temps appréciable et minimise le risque d’erreurs d’encodage, par exemple via un système d’envoi de mails précomplétés à partir des informations des bases de données de l’entreprise.
Autres avantages de tels logiciels : permettre aux responsables d’anticiper les décisions à prendre, par exemple la gestion des fins ou des prolongations de contrats. Les logiciels permettent également d’atteindre des objectifs spécifiques, comme une baisse de 15 % de la facture annuelle de carburants. Couplés à des outils de géolocalisation, ces logiciels peuvent enfin permettre d’optimiser la mobilité des conducteurs de l’entreprise après analyse de leurs déplacements sur une certaine période. Au final, ce type d’outils permet de réduire de 3,5 à 5,5 % la facture globale de la flotte.
Des conseils spécialisés
Outre des applications dédiées, diverses sociétés spécialisées peuvent aussi fournir du conseil pour l’achat ou la location des véhicules, par exemple sur le choix de la marque et du modèle le mieux adapté aux besoins de l’entreprise. Elles peuvent également organiser des formations pour les conducteurs, entre autres pour acquérir les bons réflexes afin de minimiser la consommation de carburant et le risque d’accident.