Michael Fuerer
Directeur général
AirPlus International Belgique
Les dépenses liées aux déplacements professionnels peuvent être budgétées au mieux, à condition de bien anticiper les coûts. Entretien.
Texte : Olivier Clinckart
Quels sont les principaux défis auxquels un employeur peut être confronté dans la préparation d’un voyage d’affaires ?
Fuerer : « Pour de nombreuses entreprises, les dépenses liées aux voyages d’affaires représentent le troisième poste de dépenses le plus élevé. D’où l’importance d’avoir une bonne vue d’ensemble sur ce secteur, ce qui est loin d’être simple: en effet, le marché fourmille d’offres diverses dans lesquelles il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. »
« Par ailleurs, chaque voyageur peut avoir ses préférences personnelles: pour un déplacement relativement court, l’un optera pour la voiture, tandis qu’un autre préfèrera le train. Dans le cas d’un voyage en avion, tel voyageur préfèrera la classe économique tandis qu’un autre sera désireux d’apprécier le confort de la 1e classe. »
« Ensuite, il convient encore d’effectuer un choix parmi les différentes compagnies de transport et enfin d’opter pour un moyen de paiement. Autant d’éléments qui peuvent complexifier la prise de décision. »
Certains postes de dépenses sont-ils plus difficiles à prévoir que d’autres ?
« Lorsque vous cherchez à réserver un vol, les prix de billets d’avion peuvent varier d’un jour à l’autre et dans des proportions parfois importantes. Pour réserver un hôtel, la démarche est relativement simple, du moins dans un premier temps : plusieurs sites internet spécialisés dans ce domaine vous permettent d’obtenir une bonne vue d’ensemble sur des tarifs qui ne subissent pas de fluctuations rapides et que l’on peut comparer avec d’autres établissements. »
Pour de nombreuses entreprises, les dépenses liées aux voyages d’affaires représentent le troisième poste de dépenses le plus élevé.
« Par contre, si trouver un hôtel à un bon prix est encore assez aisé, encore faut-il dans un deuxième temps s’assurer que cet établissement soit assez proche de votre destination finale, dans le cas d’un lieu de conférence où vous devrez vous rendre plusieurs jours d’affilée, par exemple. Car dans le cas contraire, cela entraînera des dépenses supplémentaires sur place en frais de déplacement. »
Dans cette optique, quelles stratégies peuvent être implémentées pour mieux gérer les coûts relatifs à un voyage d’affaire ?
« Une solution efficace pour une entreprise est de faire appel à un partenaire expérimenté en matière de solutions de paiement de dépenses de voyage. Cela permettra de centraliser ces frais de voyages professionnels, mais aussi de les analyser, les contrôler et les optimaliser. »
« Chez AirPlus International, par exemple, nous délivrons également des informations supplémentaires au sujet du voyage proprement dit. Ainsi, nous fournissons un rapport complet contenant de nombreux détails tels que le nom de l’hôtel, la compagnie aérienne utilisée, la classe utilisée, le trajet du vol, la location de voitures, etc. »
« Bref, toute information qui permet d’obtenir une vue globale sur les coûts du voyage. Cette démarche offre à l’entreprise une meilleure transparence quant à la répartition de ses dépenses. »
Un autre élément non négligeable est d’oeuvrer à l’optimalisation du temps que le voyageur doit consacrer à son voyage ?
« En effet. Pas la durée du voyage en tant que telle, mais bien les différentes obligations administratives auxquelles il peut être amené à faire face pendant son voyage, surtout en matière de paiements. Lorsque le voyageur doit utiliser sa carte de crédit personnelle, non seulement la démarche n’est pas sans risques, mais il faut encore par la suite allouer individuellement les frais alloués sur la carte de crédit. Tout cela entraîne une perte de temps conséquente en démarches administratives. »
Une avantage non négligeable : les analyses sont accessibles à tout moment, 365 jours par an.
« Dès lors, nous conseillons à l’employeur d’adopter des solutions de paiement et de facturation centrale. Ces processus de paiement complètement automatisés réduisent les coûts, tout en optimisant les liquidités. Et font gagner un temps précieux. »
Grâce à ces informations détaillées, l’analyse des coûts des voyages précédents contribue à l’optimalisation des dépenses ?
« La collecte de toutes ces informations permet à l’employeur d’obtenir une vision aussi précise que possible de chaque dépense effectuée dans chaque secteur. Ce qui lui donne donc l’opportunité de planifier un prochain voyage d’affaires en optimisant les coûts au mieux. »
« De manière générale, ces outils permettent aussi d’établir des budgets précis pour les années à venir, en évaluant quels seront les besoins en la matière. Avec toutes les données rassemblées, l’utilisateur a la possibilité d’établir un menu personnalisé en sélectionnant les critères qu’il souhaite, ou en filtrant certaines données. »
« Autre avantage non négligeable : ces analyses sont accessibles à tout moment, 365 jours par an. Autant d’atouts qui simplifient grandement les tâches quotidiennes. »