La digitalisation des processus d’une entreprise vise à améliorer son fonctionnement et sa productivité. Plusieurs approches sont toutefois envisageables : déployer un logiciel standard et adapter l’organisation autour de celui-ci, développer un logiciel spécifique pour répondre aux besoins de l’organisation, ou combiner les deux.
Souvent, les entreprises choisissent des logiciels standardisés pour les fonctions générales – ressources humaines, finances, compta, etc. -, quitte à revoir la manière de travailler de leurs collaborateurs en fonction du logiciel choisi. Parallèlement, elles privilégient des développements sur mesure pour les fonctionnalités liées aux spécificités de leur métier. « Toute la question est de savoir où placer le curseur », selon Douchan Zangerlé, Administrateur de la société ISIS.
La digitalisation nécessite de travailler étape par étape : on développe, on teste, on adapte si nécessaire et, enfin, on valide un module avant de passer à la phase suivante.
« Entre coûts des logiciels et gains de productivité attendus, une entreprise peut très bien sélectionner un outil standard qui ne réponde qu’à 80 % de ses besoins et adapter ses processus autour de cet outil », relate-t-il. « À l’inverse, elle peut tout aussi bien opter pour le développement d’un outil sur mesure par un prestataire IT, qui réponde à 100 % de ses besoins. Évidemment, ce dernier cas de figure est plus coûteux. »
Dialogue permanent et processus graduel
Quel que soit le mix final choisi entre produits standards et sur mesure, il faut s’assurer de leur intégration dans une infrastructure cohérente : « Les transferts d’information doivent se faire de la manière la plus fluide possible entre les différents composants. Pour y arriver, le prestataire doit analyser le métier de son client afin de créer l’outil adapté et, dans le même temps, le client doit pouvoir accepter de remettre à plat et éventuellement modifier ses processus. Tout cela nécessite une relation de confiance et un dialogue constant entre les parties, mais aussi avec les collaborateurs de l’entreprise. En bout de course, ce sont eux qui doivent sentir la plus-value du projet de digitalisation. »
La digitalisation ne peut donc pas non plus s’envisager comme un processus de big bang. « Il faut y aller graduellement. On ne peut pas changer tous les aspects du fonctionnement d’une entreprise en une fois et bouleverser tous les processus auxquels les collaborateurs sont familiarisés. Il y a donc nécessité de travailler étape par étape : on développe, on teste, on adapte si nécessaire et, enfin, on valide un module avant de passer à la phase suivante », conclut Douchan Zangerlé.